民政部办公厅关于印发全国民政档案工作座谈会纪要的通知
民政部办公厅关于印发全国民政档案工作座谈会纪要的通知
厅办发〔1999〕2号 1999年4月14日
各省、自治区、直辖市民政厅（局），各计划单列市民政局：
现将《全国民政档案工作座谈会纪要》印发你们，请结合实际，认真贯彻执行。
全国民政档案工作座谈会纪要
1999年3月17日至20日，民政部办公厅在云南昆明召开了全国民政档案工作座谈会。会议由民政部办公厅助理巡视员刘铁华主持，民政部办公厅主任陈杰昌作了《认清形势明确职责进一步加强民政档案的管理》的讲话；国家档案局机关档案业务指导处处长李晓明应邀参加会议并讲话；民政部档案资料馆馆长王焱冰作了会议总结。各省、自治区、直辖市民政厅（局）办公室分管档案工作的负责同志参加了会议。会议期间，与会代表围绕会议主题进行了座谈，并实地考察了昆明市西山区民政局实行档案综合管理的情况。
陈杰昌主任在讲话中首先分析了民政档案工作面临的新形势和民政系统档案管理的现状。他指出，民政档案管理是民政部门一项重要的基础工作，直接影响着民政历史记载的完整性，关系着民政工作的深化改革和民政事业的健康发展。当前，在地方政府机构改革的形势下，依法做好民政档案工作，加强民政档案管理，确保各类民政档案的完整、安全和有效利用,是深入贯彻落实党的十五大和十五届三中全会精神，加快民政事业改革与发展的需要。长期以来，在各级地方档案行政管理部门指导下，各地民政档案工作取得了很大进展，但是也还存在着一些问题：一是不少地方民政部门没有实行档案综合管理；二是档案管理规章制度不健全，多数专业、专门档案没有制定全国统一规范的管理办法和业务标准；三是一些地方民政部门没有对档案进行总体分类；四是相当一部分地、县级民政部门的档案保管条件较差，不利于档案的长期保存。
陈杰昌主任从适应民政事业改革与发展的需要出发，提出了今后一个时期民政档案工作的指导思想和重点工作。他说，今后一个时期的民政档案工作要更好地服从和服务于党和国家的工作大局及民政工作的全局，从民政档案管理的实际情况出发，全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》及有关法规，积极配合档案行政管理部门，以实现档案法制化、规范化、现代化管理为目标，以实行档案综合管理为手段，进一步提高民政档案的管理水平。为此，各级民政部门应重点做好以下几方面的工作：一、进一步完善管理体制，明确管理职责；二、大力开展机关档案综合管理；三、建立健全规章制度，加强民政档案法制建设；四、抓好民政档案管理基础建设，逐步实现档案管理的现代化。
与会代表在座谈中就新的形势下进一步加强民政档案法制化、规范化建设，提高民政档案的管理水平进行了认真的讨论，并形成了一致意见。会议认为，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局发布的有关规定和民政系统各类专业、专门档案管理的要求，今后，各级民政部门的档案工作要继续认真接受同级档案行政管理部门的监督和指导。民政部档案管理部门要在国家档案行政管理部门指导下，对民政系统的档案工作进行必要的监督和指导；通过制定某些专业、专门档案的管理办法和业务标准，推行档案综合管理等，加强对民政专业、专门档案的管理。各地民政档案部门也应积极配合地方档案行政管理部门，对所辖行政区域内的民政档案工作给予必要的监督和指导。
会议认为，在各级民政部门推行档案综合管理，是贯彻机关档案“集中统一管理”原则的有效形式，也是保证各类民政档案完整、安全和有效利用的一项重要措施。各级民政档案部门应认真贯彻执行国家档案局颁布的《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》，通过档案综合管理的形式，将本单位的全部档案尤其是各业务部门形成的专业、专门档案，纳入集中统一管理的范围。
会议要求各级民政部门在地方政府机构改革中， 抓住机遇，采取措施，积极指导和推动本系统的档案综合管理工作；认真贯彻执行民政部办公厅《关于加强农村民政工作档案管理的通知》（民办函〔1998〕214号），配合各级档案行政管理部门加强对农村民政档案工作的指导；按照国家有关管理办法和要求，努力做好勘界、地名等各类专业、专门档案的管理及直属单位档案管理的监督和指导工作；建立健全档案的各项管理制度，研究、制定档案的总体分类标准；积极参加地方档案管理达标升级活动，认真抓好档案人员素质的提高和档案管理设施建设，把应用计算机管理档案纳入本单位的办公自动化进程。会议还要求民政部档案管理部门积极会同国家档案行政管理部门及有关业务部门，抓紧起草制订民政专业、专门档案的管理办法和业务标准。
会议指出，民政档案管理是一项艰苦复杂、连续性很强的工作。要做好这项工作，既需要各级领导的关心、支持，也需要民政档案部门的不懈努力。各级民政部门办公室的领导应在档案机构的设置及其职能的有效发挥、档案人员的配备、档案库房的建设和安全管理等方面把好关；在实行机关档案综合管理、制定有关的管理制度、对直属单位档案工作实施监督指导等方面做好协调工作；并注意关心档案人员的学习、工作和生活。
会议期间，与会代表们还进行了多方位的业务交流，并就如何建立民政系统档案工作协作组、开展民政档案理论研究和专业培训、采取有效措施加速实现民政档案管理的现代化等，提出了许多积极的和建设性的意见。
认清形势 明确职责进一步加强民政档案的管理
陈 杰 昌
——在全国民政档案工作座谈会上的讲话
（一九九九年三月十七日）
同志们：
今天我们召开全国民政档案工作座谈会，在民政系统召开这样的会议尚属首次。这次会议的主要任务是：以党的十五大和十五届三中全会精神为指导，以《中华人民共和国档案法》及有关法规为依据，进一步认清民政档案工作面临的新形势，研究解决民政档案管理中存在的主要问题，明确民政部门档案管理的职责和今后一个时期的几项重点工作。下面，我代表民政部办公厅讲三点意见：
一、做好档案工作是形势发展的需要，是历史赋予我们的责任
党的十五大高举邓小平理论伟大旗帜，站在跨世纪的历史高度，对我国改革开放和社会主义现代化建设作出了全面部署。做好档案工作，发展档案事业，是实现我国经济发展和社会全面进步的一项不可缺少的基础环节。依法加强民政档案的科学化、规范化管理，更好地为国家改革开放和现代化建设服务，为民政工作深化改革和民政事业的发展服务，是民政部门贯彻落实党的十五大精神的一项重要任务，也是我们的历史责任。
按照党的十五大的战略部署，我国政府机构改革正在深入进行。去年，根据九届全国人大一次会议通过的方案进行的国务院机构改革，已顺利完成。今年，地方政府机构改革即将开始。如何在机构改革中加强各类民政档案的管理，确保档案的完整与安全，是各级民政部门面临的一项重要工作。1998年5月，《国务院办公厅转发国家档案局、中央档案馆关于在国务院机构改革中加强档案管理意见的通知》（国办发〔1998〕15号）指出：加强机构变动部门和单位的档案管理，是国务院机构改革中的一项重要工作。各有关部门和单位要高度重视，密切配合，确保档案得到妥善处置，档案工作得到进一步加强。国务院办公厅提出的上述要求，对于指导我们在机构改革中做好档案工作，具有重要意义，对此，各级民政部门应当予以高度重视。
党的十五届三中全会是贯彻落实党的十五大战略部署的一次重要会议。全会通过的《中共中央关于农业和农村工作若干重大问题的决定》，对于开创我国农业和农村工作新局面，实现我国跨世纪发展的宏伟目标，具有重大意义。为了加强农业和农村档案工作，更好地为农业和农村各项工作服务，1998年10月，国家档案局、中央档案馆发出《关于贯彻落实党的十五届三中全会精神进一步加强农业和农村档案工作的通知》（档函字〔1998〕125号），其中对管好用好农村基层建设档案提出了具体要求。民政工作的重心在基层、重点在农村。指导农村建立健全村委会民主选举、民主决策、民主管理档案特别是村务公开档案，管好用好农村婚姻、殡葬、救灾、社会救济、优抚、安置等民政档案，对于促进农村经济发展，加强农村基层群众自治组织建设、民主法制建设和精神文明建设，保障农民的基本生活权益，维护农村的社会稳定等，都将发挥重要作用。为此，1998年11月民政部办公厅印发了《关于加强农村民政工作档案管理的通知》（民办函〔1998〕214号），各级民政部门应认真贯彻执行。
民政档案管理是民政部门一项重要的基础工作，也是国家档案事业的组成部分。民政部门作为主管社会行政事务的职能部门，承担着社会团体和民办非企业单位登记管理、优抚、安置、救灾、社会救济、基层政权建设、基层群众自治组织建设、社区建设、婚姻管理、行政区划管理、地名管理、行政区域界线的勘定和管理、社会福利、殡葬改革、收容遣送等项工作。民政档案管理就是按照国家的档案管理法律、法规，运用科学的管理手段，对各项民政工作中形成的具有保存价值的不同种类和不同载体的文件材料进行收集、立卷、归档、统计、保管和提供利用等。民政档案包括文书档案和各种专业、专门档案，既是民政部门各项职能活动的历史记录，又是我们研究工作、查考历史、总结经验、正确决策的依据。能否科学地管好用好民政档案，不仅直接影响民政部门职能作用的充分发挥，各项工作的顺利开展，而且还密切关系着国家档案财富的积累和档案事业的发展。正如江泽民总书记指出的：“档案工作是各项工作发展的一个重要基础，这个基础不牢固,将来我们是要负历史责任的。”1996年重新修订的《中华人民共和国档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。”对此，我们一定要认真学习，深刻理解，把民政档案工作摆到应有的位置，作为民政部门自身建设的重要内容，按照形势发展的客观要求和国家档案管理的法律、法规，本着对党、国家、人民和历史高度负责的态度，努力做好民政档案工作。
二、各地民政档案管理现状
民政工作具有多元性、社会性和群众性的特点。民政工作的特点决定了民政部门形成的档案不仅种类多、数量大，专业性强、管理复杂，而且有些档案还需直接为社会提供利用，为广大民政对象服务，这种情况在县（区）级民政部门表现得尤为突出。
近年来，在国家档案行政管理部门指导下,我们先后派出若干人员深入10多个省市及其所辖部分地（市）、县（区）、乡(镇)，对民政档案的管理现状进行了调研。经初步了解，目前省级和地（市）级民政部门形成的档案主要有文书档案、财会档案、基建档案、社团登记管理档案、收养登记档案、涉外婚姻登记档案（含涉港澳台同胞、涉华侨）、勘界档案、地名档案等，约10多种；县（市、区）级民政部门不仅有以上各种档案（不包括涉外婚姻登记档案），而且还有国内公民婚姻登记档案、优抚对象管理档案（包括伤残军人、烈属等）、安置对象档案（包括退伍军人、老复员军人、军队离退休干部等）、社会救济对象管理档案（包括城市居民最低生活保障对象等）等，约20余种。
长期以来，在各级地方档案行政管理部门的监督和指导下，各地民政档案工作有了很大发展。各级民政部门对档案工作比较重视，在贯彻落实档案管理法律、法规方面采取了一些措施，在“人力、物力、财力”十分紧张的情况下，想方设法积极利用现有条件开展工作。民政档案部门一般都设有专职或兼职档案管理员，配有档案专柜；对机关文书档案、财会档案的管理比较规范，社团登记、婚姻登记、收养登记、勘界、地名等专业、专门档案材料，也按有关要求进行了立卷归档；并且开展了档案利用工作，为各项民政工作及广大民政对象服务。云南、吉林等省民政部门还会同省档案行政管理部门，在本系统开展档案综合管理；吉林白城市洮北区民政局、云南昆明市西山区民政局等许多基层民政部门，先后建立了综合档案室，对局机关形成的全部档案实行集中统一管理，制定了档案分类大纲，建立了各项管理制度，在地方档案管理达标升级活动中取得了较好的成绩。但是，在调查中我们也发现了一些问题，归纳起来，主要有以下四个方面：
一是不少地方的民政部门没有实行档案综合管理。民政厅（局）办公室作为本机关主管档案工作的职能部门，未能按照有关规定要求集中统一管理机关各部门形成的全部档案，充分履行应有的管理职责，致使机关部分专业、专门档案的管理和直属企事业单位的档案工作处于放任自流的状态。
二是档案管理规章制度不健全。一些地方民政部门只有文件材料的归档制度，没有档案保管、查（借）阅等方面的制度及档案管理人员的岗位责任制；各地普遍缺少机关档案综合管理的制度和专业、专门档案管理的制度，目前，民政系统除1983年制定的《全国地名档案管理暂行办法》和1997年颁布实施的《勘界档案管理暂行规定》外，多数专业、专门档案基本上没有全国统一规范的管理办法和管理标准。
三是对机关全部档案缺少必要的总体分类。长期以来，一些地方民政部门对档案没有进行总体分类；有的虽然作了分类,但又各不相同，五花八门，例如将安置对象档案、优抚和社会救济对象管理档案列入财会档案或文书档案或人事档案等等，管理很不规范。
四是档案保管条件较差。相当一部分地、县级民政部门没有档案保管专用库房或专用设备，一部分档案柜仍是陈旧的木质文件柜，既不能防火、防鼠、防虫，又不能隔潮，对于长期保存档案十分不利。
以上问题存在的原因是多方面的，其中既有一些民政部门对档案管理法律、法规学习不深、理解不透、执行不力的因素，也有上级民政部门未给予必要的监督和指导的因素。如果这些问题不加以解决，继续长期存在下去，无论是对民政部门的各项工作，还是对国家的档案事业，都会带来不应有的损失。因此，我们应当积极配合各级档案行政管理部门，认真研究和解决存在的问题，采取有力措施，加强民政档案的管理。
三、今后一个时期的几项重点工作
今年是我国历史上具有特殊意义的一年。全国人民将隆重庆祝中华人民共和国建国50周年，我国政府将恢复对澳门行使主权，在党的十五大精神指引下，我国的改革开放和社会主义现代化建设事业将跨入21世纪，进入新的历史发展时期。今年也是民政工作改革、发展的关键的一年，我们不仅要完成年内的各项任务，而且要为开创21世纪民政工作的新局面作准备、打基础。年初召开的全国民政厅（局）长电视电话会议，对全国的民政工作作了部署，其总体要求是：以邓小平理论为指导，认真贯彻党的十五大和十五届三中全会精神，紧紧围绕改革、发展、稳定的大局，切实履行社会行政事务管理职能，全面推进基层民主政治建设，建立健全社会救助和社会福利制度，认真落实优抚安置政策，强化民间组织和行政区划管理，加强法制建设和自身建设，积极推进民政事业社会化，推动民政工作全面进步。根据这一总体要求，今后一个时期的民政档案工作要与形势发展相适应，更好地服从和服务于党和国家的工作大局及民政工作的全局，从民政档案管理的实际情况出发，全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》及有关法规，积极配合档案行政管理部门，以实现档案法制化、规范化、现代化管理为目标，以实行档案综合管理为手段，进一步提高民政档案的管理水平。为此，各级民政部门应重点做好以下几项工作：
(一)进一步完善管理体制，明确管理职责
《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。根据这一原则,各级民政部门的档案工作要继续认真接受同级档案行政管理部门的监督和指导。由于民政档案种类较多，其中的专业、专门档案与文书档案明显不同，在形成过程、归档原则、管理方法、利用范围等方面，既有自身的特殊性，又有彼此相同的行业特征，需要制定统一标准。1991年国家档案局在《关于中央、国家机关档案机构主要职责范围与业务管理权限的意见》中指出：中央、国家机关的档案机构,在国家档案行政管理部门统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导下，可根据本系统、本行业、本专业的管理体制和档案管理的特殊要求，对本系统、本行业、本专业的档案工作进行必要的监督和指导。根据国家档案局的这一要求，今后，民政部档案管理部门将在国家档案行政管理部门的指导下，在一定范围内对民政系统的档案工作进行必要的监督和指导；通过制定某些专业、专门档案的管理办法和业务标准，推行档案综合管理；召开有关档案工作会议，组织经验交流，开展业务培训等，加强对各类民政专业、专门档案的管理。各地民政档案部门也应积极会同地方档案行政管理部门，对本系统的档案工作给予必要的监督和指导，保证各类民政档案管理有序，安全可靠，更好地发挥其应有的作用和效益。当前，我们要主动配合各级档案行政管理部门，按照国家档案局、中央档案馆关于进一步加强农业和农村档案工作的通知和民政部办公厅关于加强农村民政工作档案管理的通知要求，把加强对农村民政档案工作的指导作为贯彻落实党的十五届三中全会精神的一项重要任务，抓紧抓好。同时，还要积极指导和推动本系统实行档案综合管理；按照国家有关的管理办法和要求，做好勘界、地名等各类专业、专门档案管理的监督、指导工作。
(二)大力开展机关档案综合管理
对机关各类档案实行综合管理，是贯彻机关档案“集中统一管理”原则的有效形式，也是保证各类档案完整、安全和有效利用的一项重要措施。国家档案局在颁布的《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》中明确规定:“各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理。”“机关档案工作的基本任务是：对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导；集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务；在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导；……”民政部门既有文书档案，又有专业、专门档案，特别是1988年政府机构改革以来，随着民政部门职能的调整，民政工作改革的持续深化，在社团管理、地名管理、勘界、收养、最低生活保障等诸多工作领域，形成了不少的专业、专门档案。这些档案的形成，一方面真实地反映了民政部门的职能活动，成为民政部门乃至国家的宝贵财富，另一方面也扩大了民政档案管理的范围，增加了管理的难度。各级民政档案部门要适应这一情况的变化，认真按照有关规定的要求，切实履行应有的管理职责，通过档案综合管理的形式，将本机关的全部档案尤其是各业务部门形成的专业、专门档案，进行集中统一管理，决不能对其不管不问、放任自流。同时，还要加强对直属企业、事业单位档案工作的监督和指导。
开展机关档案综合管理，一般可采取以下两种形式：一是建立综合档案室，集中统一保管本单位的全部档案；二是集中统一管理档案信息（包括档案的目录及相关数据等），分室保管档案。各级民政部门应结合本单位的具体情况，积极创造条件，建立综合档案室；如尚不具备条件，则应制定统一的综合管理制度，明确分室保管后各单位的职责，由民政档案部门加强监督和指导，并负责保管本机关全部档案的目录和进行档案的统计、鉴定等。为了帮助各级民政部门开展档案综合管理，进一步明确综合管理的范围，最近，民政部档案资料馆起草了《民政机关档案综合管理范围》，将在广泛征求意见的基础上，发布执行。
当前，地方政府机构改革工作即将开始。各级民政部门应积极抓住机遇，采取措施，把机关档案综合管理搞上去，这对于做好机构改革中的档案工作，确保档案的完整、安全和长远利用，有重要的现实意义。
（三）建立健全规章制度，加强民政档案法制建设
增强档案法治观念，加强民政档案法制建设，既是贯彻落实党的十五大精神的需要，也是民政事业发展的需要。各级民政部门要依据国家有关法律、法规，结合自身实际，建立健全档案管理的各项规章制度。根据多数民政专业、专门档案缺少统一规范的管理办法和管理标准的情况，民政部档案资料馆将积极会同国家档案行政管理部门及有关业务部门，在充分调查研究的基础上，抓紧起草制订各种业务档案管理规章。当前，要着重抓好《婚姻登记档案管理办法》、《社团与民办非企业单位登记档案管理办法》的制定和《全国地名档案管理暂行办法》的修订工作，以进一步规范这些档案的管理。
勘界档案属于国家所有，必须高度重视，加强管理。各级民政部门要认真执行1997年由国务院勘界办和国家档案局共同制定的《勘界档案管理暂行规定》。各级勘界部门应积极做好勘界文书和勘界成果材料的立卷、归档、移交工作；民政档案部门要实施监督、指导，并妥善接收、保管和开发利用好这部分档案，为行政区划和勘界工作服务。
要建立健全档案管理制度。各级民政部门不仅要有各类档案材料的归档制度，而且要有档案的保管、查（借）阅等制度及档案管理人员的岗位责任制；在开展机关档案综合管理的同时，还应研究制定档案的综合管理制度和档案的分类标准。对机关的全部档案进行总体分类是实行档案综合管理的重要环节，也是科学规范地管理档案的重要手段。各级民政档案部门要主动会同各级档案行政管理部门，并结合本机关档案管理的实际，积极探索、研究和制定档案的总体分类标准。
（四）抓好民政档案管理基础建设，逐步实现档案管理的现代化
各级民政部门要充分重视档案管理基础建设，为档案管理创造必要的条件，把档案管理基础建设作为实现档案管理现代化的一项长期的重要的任务，认真抓好。档案管理基础建设主要包括两个方面：一是档案业务建设，包括建立健全各项规章制度、对档案实行科学规范的管理、充分发挥档案的作用、不断提高档案人员的政治和业务素质等软件方面的建设；二是档案设施建设，包括设置档案标准库房，配备档案专柜、专用设备和标准装具等硬件方面的建设。近年来，为提高政府机关各部门的档案管理水平，各级地方档案行政管理部门组织开展了档案管理达标升级活动。各级民政部门应当积极地参加这一活动，通过达标升级，加强档案业务建设，改善档案设施条件，积极开发利用档案信息资源，为领导决策和各项工作服务，使本部门的档案管理水平得到进一步提高。
随着现代科学技术的发展和办公自动化技术的普及，使用计算机管理档案，已成为当今国内外实现档案管理现代化的重要手段之一。各级民政部门应当立足当前，着眼未来，积极采取措施，把应用计算机管理档案纳入本单位的办公自动化进程；各级民政档案部门及档案管理人员也要进一步解放思想，努力掌握现代科学技术知识，学会利用计算机技术管理档案，以逐步实现民政档案管理的现代化。
同志们！民政档案管理是各级民政部门一项十分重要的基础工作，艰苦复杂、任重道远。要做好这项工作，既需要各级领导的关心、支持，又需要民政档案部门的不懈努力。我们一定要把民政档案工作作为各级民政部门自身建设中一项不容忽视的重要任务来抓，继续发扬’９８抗洪精神和民政战线全心全意为人民服务的孺子牛精神，牢记肩负的历史责任，在党的十五大精神指引下，依据国家档案管理的法律、法规，进一步加强民政档案管理，为民政工作和国家档案事业的跨世纪发展，作出应有的贡献！