安徽省机关档案工作实施办法

安徽省委省人民政府办公厅

安徽省机关档案工作实施办法
省委省人民政府办公厅

第一章总则
第一条为了贯彻中央办公厅、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》，加强我省各级党、政机关、人民团体、（以下简称机关）档案的科学管理，更好地为机关工作和社会主义各项事业服务，特制定本办法。
第二条机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作，各级领导同志应予重视和支持。
第三条各机关所形成的全部档案，均应由本机关档案部门集中统一管理，达到完整、准确、系统和有效利用的要求。
第四条机关档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

第二章机关档案工作任务、机构、体制、干部
第五条机关档案工作的基本任务是，做好机关档案室工作和对所属单位的档案工作进行指导、监督与检查。具体任务是：
（一）对本机关文书部门或业务部门的文书立卷归档工作进行指导和监督；
（二）收集、整理、保管和统计本机关的档案，向同级档案管理机关报告工作；
（三）编制档案检索工具和参考资料，及时、准确地提供档案为机关工作服务；
（四）负责档案的鉴定、销毁工作；
（五）定期向档案馆移交具有永久（地、市、县机关包括长期）保管价值的档案；
（六）收集、整理、保管与本机关档案内容有关的资料，配合档案提供利用；
（七）拟定本机关和本专业系统档案工作的规划，档案的管理制度和办法；
（八）进行调查研究，不断总结、交流和推广档案工作的先进经验；
（九）培训本系统的档案干部；
（十）完成领导交办的与档案工作有关的其它事项。
第六条各机关必须设立相应的档案工作机构。省直凡对下有业务指导关系的专业主管机关，应成立档案处、科，对下没有业务指导关系的，应建立档案室。地（市）县直属机关也应建立档案室（科），区、乡（社）应建立联合档案室，由乡党委秘书集中统一管理各种档案，并承担对
下属机构的档案业务指导任务。
第七条各机关的档案工作，要有一位负责同志分管，由办公室主任或政秘部门的负责同志具体领导。业务上受同级和上级档家业务管理机关的指导、监督与检查。
驻在地方的中央、省直属单位的档案工作，实行以专业主管机关为主，地方档案管理机关为辅的管理体制。
第八条各机关应为档案部门配备政治上可靠，具有高中毕业或高中以上文化程度和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部。
第九条档案干部应保持相对稳定。调出具有业务职称的档案干部，应事先征得档案管理机关的同意。
第十条档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，注意总结经验，不断提高政治思想、科学文化和档案业务水平。
第十一条各级专业主管机关的档案部门都要采用多种形式，对所属单位的文书、档案干部进行业务培训，组织经验交流，开展学术研究活动，不断提高他们的业务水平、学识水平和科学管理水平。

第三章文书立卷和归档
第十二条机关要建立、健全文书平时归卷和年终立卷归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团，人事、纪检、保卫、财会等工作中形成的，以及机关领导人负责承办完毕的文件材料），均应由文书部门或有关业务部门进行立卷、整理，并定
期向档案部门归档和移交。
第十三条各单位应建立、健全文书立卷归档制度，并列入有关人员的职责范围，作为对干部考核、晋升的内容之一。
第十四条归档的文件材料，要做到齐全、完整，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类清楚，案卷标题简明确切，便于保管和利用。具体要求：
（一）要注意收集机关党组和人事部门的文件材料，政治运动和案件材料；会议和外出活动带回的文件材料；机关负责人、知名人士在各种会议上的讲话、学术报告；上级负责人来本地区视察工作的讲话、录音带、照片、题词；内部工作计划、调查、统计报告；重要的电话、值班记录
；作为文书档案附件的图表、图纸、计算材料；反映机关及其领导人活动的简报等文件材料。
（二）不同年代的文件要分年立卷；跨年代的案件要放在结案年代；跨年代的会议放在会议召开的年代；跨年代的长期规划放在开始年代；跨几个年度的工作总结放在针对的结束年代。
（三）文件和电报要按照内容的联系，合并整理立卷。
（四）应按照保管期限表的规定，将不同价值的文件材料分别组卷，联系密切的文件可以就高不就低。
（五）卷内文件按文件内容之间的联系和事情的来龙去脉、发展过程、重要程度等，进行系统排列。
（六）案卷标题要简明确切、通顺、结构完整，并要准确地反映卷内文件的内容和文件排列的次序。
（七）永久、长期保管的案卷，要编写卷内目录，编定张号，填写卷内备考表，去掉金属物，装订时做到不漏页，不倒页，不压字。
（八）填写案卷目录和书写卷皮，一律用钢笔或毛笔书写，字迹要工整、清楚、美观。
第十五条机关档案部门应积极对文书立卷工作进行检查、指导，以保证立成案卷的质量。
第十六条归档时间一般应在第二年第一季度，最迟不超过第二季度。交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
第十七条各级档案管理部门要对同级直属机构，各级专业主管机关要对直属单位的案卷质量实行验收发证制度，凡案卷质量符合要求的，就发给合格证。

第四章档案的管理和提供利用
第十八条机关档案室接收文书部门的案卷，按下列要求进行加工整理：
（一）对每年形成的案卷，一般应先按保管期限后按组织机构或问题的方法进行排列，再按保管期限、年代、机构或问题的次序统一编大流水号（归档文件不齐全的，可用铅笔暂编小流水号）。
（二）不同保管期限的案卷应分别编制案卷目录。
（三）根据档案内容和机关职能活动，逐年编写当年机关沿革和档案情况说明，其内容包括机关的性质、任务、人员编制，内部机构设置、工作分工、人员配备，机关领导人姓名、任职时间，机构和人员的变化情况，重要的工作活动，以及案卷整理的情况、问题等。
（四）县以上党、政领导机关制发的重要文件，除定稿和一份复印件归挡外，还要保留两套复印件，分别按文号顺序或问题性质整理、编目，装订成册，另行存放。
第十九条机关档案部门应建立档案的登记、统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用数量和效果进行登记和统计，并按规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
第二十条机关档案部门应根据国家的有关规定，制定本机关或本专业系统的《档案材料保管期限表》，经机关领导人批准后执行，并报同级档案业务管理机关备案。
第二十一条机关应定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公室主任或秘书部门领导同志的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，要提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关领导人批准销毁。批准销毁
的报告，要归入机关全宗卷。
第二十二条机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
第二十三条机关的档案库房和橱柜要坚固适用，逐步达到防震，防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光等要求。有条件的机关档案部门，要逐步采用先进技术设备，实现档案管理的科学化和现代化。
第二十四条机关档案部门要成立、健全库房管理制度，定期和不定期地检查档案的保管状况。对虫蛀、霉变、纸质老化、字迹褪色的档案要尽快采取补救措施。
第二十五条机关档案部门应根据档案内容和工作需要，编制重要文件卡片（目录）和专题人名索引等检索工具，自编或会同有关部门编写机关工作大事记、历年组织沿革、基础数字汇编、专题概要等参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为机关各项工作服务并注意掌握档案的
利用效果。
第二十六条机关档案部门应建立健全档案的借阅、摘抄、复制等利用工作制度。根据档案的机密程度，确定不同的利用范围、利用方法和审批手续。机关档案部门保管的档案，主要供本机关和上级主管机关使用，对外提供利用要从严掌握。提供机密档案，要经机关领导人批准。
第二十七条档案保管人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

第五章档案的移交
第二十八条省直机关（含三级机构）应将永久保存的档案，在本机关保存二十年左右，省辖市、行署和县以下机关应将永久、长期保存的档案在机关保存十年左右，连同档案目录（一式三份）全宗介绍和有关的检索工具、参考资料等，一并向有关档案馆移交，区、乡（社）收到的上
级党．政机关普发的文件作短期保管，可不向县档案馆移交。
第二十九条各级临时机构形成的全部档案，必须系统地整理好，向有关主管机关的档案部门或档案馆移交。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。
第三十条机关撤销或合并时，必须将本机关的全部档案收集齐全，妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：
（一）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有关主管机关代管；
（二）机关撤销的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交；
（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆移交；
（四）一个机关的一部分业务或者一个部门划拔给另一个机关，其档案材料不得带人新划拔机关，如果工作需要利用，可以借阅或者复制；
（五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保管；
（六）一个机关改变了领导关系，原工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。

第六章附则
第三十一条各机关可根据本办法结合本机关的具体情况，制定本机关的实施细则。
第三十二条本办法公布以前已整理好的档案，只要附合以前的有关规定，一般不要调整。省直机关一九八二年及其以前的永久卷和长期卷应一道进馆，从一九八三年开始只向省档案馆移交永久卷。
第三十三条企业、事业单位的档案工作应参照本办法执行，其中科学技术档案工作应按《科学技术档案工作条例》办理。
第三十四条本办法自批准之日起施行，一九七五年的《安徽省文书立卷和档案工作暂行办法》同时作废。

1984年2月22日

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