刘? 清华大学法学院
关键词: 高管薪酬/股东控制/合理性
内容提要: 高管薪酬的合理性审查长期坚持以程序正义为导向的标准模式。面对高管影响力超越了董事会控制的现实,提高股东在薪酬决策事项上的控制力十分必要。原有的合理性审查标准也因此需要作出相应修正方能满足现实的需要。
高管薪酬的激励性与合理性一直是人们不能回避的矛盾。高管的问题薪酬主要表现为薪酬与业绩不符。在股东利益遭受损失的时候,高管们却能通过控制薪酬决策使自己实实在在地受益。因此我们不得不考虑:高管薪酬的合理性审查标准是否存在问题?应如何提高股东对高管薪酬的控制力?本文试就这些问题进行探讨。
一、对合理性审查标准的检讨
国外成文公司法通过要求管理层严守信义义务来实现对薪酬决策过程的控制。然而,董事和高管们对于信义义务的遵守并不能控制管理层薪酬的水平和具体形式。[1]更多过程控制的规范主要通过上市规则和监管部门的规范性文件来体现。合理性审查最基本的要求是:1.薪酬对于公司来说是公平的;2.薪酬是由被授权的非利益关系董事制定的,并且符合商业判断原则;3.薪酬由非利益关系董事根据商业判断原则正式批准;4.薪酬由非利益关系股东正式批准并且没有构成对公司财产的浪费。[2]
然而,由于高管权力对董事会的侵蚀和影响,董事(包括独立董事)与高管们身处同一战壕。在薪酬决策时,董事“结构性的偏向”[3]容易导致其违反忠实和注意义务。因此,以往以尊重公司自治、尊重董事商业判断原则为主要内容的合理性审查标准需要完善。
二、股东控制的主要路径——参与薪酬决策
如何使股东在控制高管薪酬上真正有所作为?关键是重构高管风险的控制机制。将公司事务决策权交回股东手中是处理代理问题最直接的办法,但会丧失董事会集中管理的高效率和低成本。所以应当发挥股东行使权力的长处并吸收董事会行使权力的某些经验。股东会的职权除了有关选举事项外,股东会职权大致可以分为三类,一类是基础性的规则型事项,如公司章程的修改和公司重组决议事项。另一类涉及一些具体的重大商业决策,如解散公司或出售公司重大资产等。第三类属于公司的特殊商业决策,如公司的利润分配、薪酬政策等事项,与前两类相比这一类决策的特点是需要依赖更多的内部信息以及解决股东与董事之间的利益冲突。股东行使决策权策略有两种方式,一种是由股东提出动议并表决之后付诸实施,称之为发起;另一种则由公司的董事或管理层提议并获股东批准之后实施,称之为否决或表决。从实践来看,股东以发起的方式参与决策有更多的主动性,也更能体现股东利益。而表决却往往让股东处于较为被动的地位。因为董事会作为议案的提出人更能够在表决事项中体现自己的意志。
股东参与薪酬决策的注意点为:首先,股东要充分运用章程规则的制定与适用。因为公司章程修改的权力其实已经部分包括了对公司分配政策的干预权,适用章程条款足以保障这种干预权的实现。其次,股东没有条件具体参与分配政策的制定,因而无需赋予股东上述发起权。最后,董事和管理层有义务向股东披露与决定高管薪酬相关的信息。股东在能获得可靠信息的前提下作出理性的判断。
(一)参与制定利润分配方案
一般而言,董事会和管理层对整个公司的利润分配政策有很强的控制力。但股东享有制定和修改公司章程的权力,如果章程中载明公司股利分配的主要事项,股东对分配的干预权是切实存在的。即使股东不具体实施干预,章程中的规定也会使董事会在制定公司利润分配方案时有所顾及。
股东对高管业绩薪酬影响的两个重要方面应该得到足够的重视:第一,股票期权计划的使用会使公司管理层对会计政策产生某种偏好,例如可能会更多地采用股份回购而不是以现金方式分配股利。股东对分配决策的干预能够在一定程度上扭转这种偏好;第二,公司管理层为了赢得名誉、地位或者是营造公司业绩良好的形象,都喜欢扩张公司规模。而这种行为不是为了公司的利益,恰恰相反,是为了管理层获得更多私利,包括丰厚的业绩薪酬。股东对分配政策的干预能够限制管理层的这种思维。我国公司法对股东参与分配决策的规定更加直接。将公司的利润分配方案作为公司章程的法定必要记载事项,同时赋予股东大会修改公司章程的权力。要求公司的利润分配方案需要股东大会表决通过。[4]这意味着,股东不仅可以通过章程修改干预分配决策,而且对该事项享有表决权。对比司法的直接介入,股东参与分配决策的制度安排是解决上述问题的最佳替代方法。股东的干预能够让股东对董事会提出的分配方案享有一定的控制权,并且根据对各方面的考虑作出集体决策。
(二)参与制定高管薪酬方案
在参与制定高管薪酬方案上,美国和英国的经验是值得关注的。一些公司已经在管理层薪酬问题上给予了股东没有任何限制的表决权。[5]2003年,美国主要证券交易所都规定,上市公司股权薪酬计划必须经过股东批准。[6]2007年美国House Financial Committee颁布了H.R.1257要求公司赋予股东上述表决权。1992年,英国的Cadbury委员会要求管理层的薪酬方案由公司的薪酬委员会决定,并且委员会的成员全部为非执行董事。如今联合法案(Combined code)规定,管理层的长期激励计划以及对上述计划进行的实质性的修改应当获得股东批准,并且在年度股东大会上应当向股东报告下一年度的管理层薪酬的详细情况,该报告同样需要股东表决。[7]薪酬报告的内容包括:1.薪酬委员会的信息以及公司下一年度的薪酬政策,包括:(1)业绩薪酬政策,对实施股票期权的业绩标准要做出详细解释;(2)管理层服务合同的期限以及离职时的薪酬支付;(3)过去5年内公司股东回报与同期市场平均水平的比较;2.公司辞退管理层时的责任;3.管理层薪酬包的详细分解,包括每一项与业绩有关的薪酬奖励;4.关于股票期权的详细信息,以及管理层从长期激励计划和养老金计划中获得利益的详细信息。上述报告需50%以上表决权支持方可通过。[8]这些规定,无疑使股东对公司的薪酬政策有了更深入的了解和把握。为了使股东在参与制定高管薪酬方案上更有实效,应当赋予股东对薪酬政策的质询权,并且在董事会或管理层未能响应股东质询时,股东有权将该议案的表决搁置;而且,股票期权等公司长期激励计划应当单独表决。
我国法律在股东参与薪酬决策方面同样肯定了股东对董事、监事薪酬的表决权,其中,作为利润分配方案一部分的股权激励计划需要由股东会审议并表决,并且,一旦该事项涉及修改章程时,需要经代表2/3以上表决权的股东通过。[9]我国现有规范的缺陷是:遗漏了股东对除董事、监事之外的公司高管的非股权薪酬的干预,这一部分的薪酬决策仍然由董事会来决定,无需股东表决,所以这部分薪酬的透明度是最低的,股东有可能不了解这部分人的具体薪酬收入。
三、股东控制薪酬决策的辅助路径
(一)股东任命权的行使
股东任命权作为控制高管薪酬的辅助路径,表面上似乎与高管薪酬无关,实际上是一种对高管薪酬的强烈干预措施。一旦董事和高管滥用薪酬机制,股东可以通过行使任命权,免去那些追逐私利的董事以及高管的职务。对于希望当选或连任的董事或监事来说,更让他们担心的是不能被提名。所以在《公司法》没有规定董事、监事的候选人由谁提名的情况下,应该明确选择经营者的权利是属于股东的。股东在提名时应能表达自己的意愿。[10]
为了减轻大股东和实际控制人的控制,美国纽约证券交易所(NYSE)上市指南在其上市准则中要求上市公司必须设立提名委员会,并且要求在经过一年的过渡期后,提名委员会必须全部由独立董事组成。该委员会的主要职责是保障合格的人选进入董事会。[11]在具体的工作方面,提名委员会有权自行咨询人力资源公司获得建议或帮助,有权按照委员会的章程处理内部程序性事务。
具有独立性的提名委员会虽然不能加强股东与董事之间的联系,但是专业化并且独立的提名程序,有助于建立一个公司董事的人才库,确保合格的董事进入董事会。
美国证券交易委员会2003年颁布了“股东提名规则”,使股东能够在某些特殊情况下推举董事会的少数成员候选人。[12]选举挑战对于发起股东来说有着非常巨大的实施成本,并且,即使挑战成功也只能获得董事会中很少的席位。但是监管部门对这一类机制的肯定态度,会使董事们更加审慎地对待自己的职责和工作,形成一定的威慑。
我国证监会发布的《上市公司章程指引》对上市公司董事和监事的任命作出了较《公司法》更加细致的规定。[13]同时,在《上市公司治理准则》中规定了提名委员会的详细职责,提名委员会成员多数由独立董事构成。[14]但是,设置提名委员会的规定并不是强制性的,而是授权董事会按照股东大会的决议组建,并且委员会对董事会负责。如此一来,委员会的主要职责是研究问题,发挥咨询和建议作用。[15]
(二)股东提案权的行使
西安市人民政府关于印发《西安市行政机关公文处理实施细则》的通知
陕西省西安市人民政府
西安市人民政府关于印发《西安市行政机关公文处理实施细则》的通知
市政发〔2003〕13号 2003年2月17日
《西安市行政机关公文处理实施细则》已经市人民政府同意,现印发给你们,请认真遵照执行。
西安市行政机关公文处理实施细则
第一章 总 则
第一条 为了切实做好西安市各级行政机关的公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》,结合我市实际,制定本细则。
第二条 行政机关的公文包括电报,下同,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 本市各级行政机关是指:市、区县、乡镇的人民政府,市、区县人民政府的各工作部门、直属行政机构、直属事业机构、派出机构。受双重领导的行政性、事业性机构,直属企业、其它经济组织也适用本细则。
第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第七条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本细则并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第八条 本市各级行政机关的办公厅室是公文处理工作的管理机构,主管本机关的公文处理工作并负责指导下级机关和事业、企业单位的公文处理工作。
第九条 本市各级行政机关的办公厅室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第十条 行政机关的公文种类主要有:
一命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
二决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
三公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
四通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
五通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
六通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
七议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
八报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
九请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
十批复
适用于答复下级机关的请示事项。
十一意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
十二函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
十三会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十一条 公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素统称眉首;置于红色反线不含以下的标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等要素统称主体;主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素统称版记。
公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm,公文用纸订口(左白边)为28mm。版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。
一涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种,用3号黑体字,顶格标注在公文版心右上角,两字之间空1字,秘密等级和保密期限之间用★隔开,密级和保密期限由公文办理者标注。“绝密”、“机密”、“秘密”级公文还应当标明份数序号,用阿拉伯数码顶格标于公文版心左上角,由文秘部门标注。
二紧急公文应当根据紧急程度由公文办理者分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字,顶格标于公文版心右上角,两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度,秘密等级标于右上角第1行,紧急程度标于右上角第2行。紧急电报应当按紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
三发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。下行公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上行公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mm×15mm高×宽。
联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧 ,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
四发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文,只标明主办机关发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份为四位数,用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位即1不编001,不加“第”字。发文字号用3号仿宋体字,标于发文机关标识之下空2行。上行文发文字号居左空1字,下行文发文字号居中排布。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
五上行文需标识签发人、会签人姓名。签发人姓名,平行排列于发文字号右侧,居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字,后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他会签人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个会签人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
六公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题用2号小标宋体字,标于红色反线下空2行。可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
七主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。用3号仿宋体字,左侧顶格标于标题下空1行,最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的抄送之上,标识方法同抄送。
八正文指公文所要表述的内容。位于主送机关下1行,每自然段开始左空2字,回行顶格。回行时要保证数字、年份的完整。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行28个字。正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
九公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码如:附件:1××××;附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号。
十成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期使用汉字,将年、月、日标全;“零”写为“○”。
十一公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
1单一发文印章使用:
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;印章应端正、居中下压成文日期,印章上弧线距正文1行之内,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
2联合行文印章使用:
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称可用简称按文件发文标识顺序排在成文日期和正文之间,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
3特殊情况说明:
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
十二附注需要说明的事项,应当加圆括号标注。用3号仿宋体字标于成文日期下一行,居左空2字。请示件应注明联系人的姓名和电话。
十三公文应当标注主题词。上行文、平行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词位于抄送栏横线之上。“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。
十四抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
抄送机关位于主题词下1行,左右各空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。
十五印发机关和印发日期,指公文印制单位与送印日期。位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
十六版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
十七页码指公文各页的联接顺序。
用4号半角白体或宋体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单面印刷的公文页码居右空1字。双面印刷的公文单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页不标识页码。
十八公文中表格
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧 ,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
十九公文的特定格式
1信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为37mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线上粗下细;距下页边30mm处为一条文武线上细下粗,两条线长均为156mm。每行居中排28个字。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识,发文字号下空1行标识公文标题,如需标识秘密等或紧急程度,可置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
2命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空2字标识签发人签名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空4字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
3会议纪要格式
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置同本条三,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
二十公文文字应用简体汉字,从左至右横写、横排。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型210mm×297mm,左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要,注重效用。
第十四条 行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;政府办公厅室根据政府授权,可向下级政府行文;政府其他部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题,如经费、编制、表彰、奖励、惩戒、税收、物资、物价、基建、征地、减免收费、住房等,应当直接报送主管部门处理。主管部门认为应由政府决定的,由主管部门向政府请示。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文,应根据内容写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十四条 各级行政机关应按规定份数向上级机关报送公文。各机关上报市政府的请示、报告、意见,份数为5份。
第五章 发文办理
第二十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。
第二十六条 草拟公文应当做到:
一符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
二情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
三公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
四拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
五人名、地名、数字、引文要准确。引用公文,应先引用公文的标题(加书名号),后引发文字号(加括号),引用原文应加引号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
六结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
七使用国家法定计量单位。
八文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
九公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
十根据公文内容涉及的范围和行文规则,确定公文的主送机关和抄送机关。主送机关的顺序是:先政府后部门;先直属后其他。抄送机关的一般顺序是:上级各领导机关;同级党委、党委各部门、军事机关、各人民团体、各新闻单位;同级人大常委会、政协、法院、检察院。
第二十七条 拟制公文时,对涉及其他部门职权范围内的请示性事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见会签后或在请示中说明有关部门意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,与有关部门会签或附有关部门书面意见原文后报请上级机关协调或裁定。
各部门之间征求意见或会签文件时,协办部门必须在5个工作日内予以签发,否则视为失职。
第二十八条 各级行政机关的发文,要坚持精简、效能的原则。
一认真压缩公文数量,提高公文质量,可发可不发的公文坚决不发,可抄送可不抄送的公文一律不抄送。
二上级机关在报刊上已公布的行政法规和已发至基层单位的公文,本机关无新的要求时,不再原文转发。
三凡能通过当面商定、电话联系、开会协商和领导面示等方式解决或答复的问题,或将领导批示已抄送、复印有关部门执行的,不再印发批复、复函。
四政府负责人在有关部门召开的业务会议上的讲话,一般不印发。必要时,由有关部门印发。
五政府各部门召开会议的通知由各部门自行印发。必要时经请示政府同意后可在通知中注明“经×××政府同意”。
第二十九条 起草的公文送负责人签发之前,应由办公厅(室)负责人认真进行审核。未经审核的公文,不得送负责人签发。审核的重点是:
一是否确需行文。
二行文内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,提出的措施和要求是否切实可行。
三行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
四公文格式是否符合本办法的规定。
第三十条 以本机关名义制发的上行文,由正职负责人签发正职负责人不在时由主持日常工作的副职负责人签发并由办公室出具情况说明;以本机关名义制发的下行文或平行文,由正职负责人或者由正职负责人授权的其他负责人签发。
审核过的公文,按负责人的职权和分工分别签发。
一发布命令、决定和行政法规,授予荣誉称号,设立或撤并所属工作部门,任免各工作部门的负责人员,各级政府向同级人民代表大会及其常务委员会提交议案,由正职负责人签发。
二以本机关名义制发的下行文或平行文,经分管的副职负责人审核后,由正职负责人或由正职负责人授权的副职负责人签发。
三向上级机关的请示、报告、意见由正职负责人签发。正职负责人不在时由主持日常工作的副职负责人签发,并由报文单位办公室出具情况说明。
四经会议集体讨论通过的有关公文(除政府规章外)和日常工作形成的公文,由分管负责人签发。
五办公厅(室)的公文,由秘书长或办公厅(室)主任签发。
第三十一条 各级负责人审批和签发公文要认真负责,签署自己的具体意见、姓名和日期。文字不要批写在装订线左侧。
第三十二条 各级负责人审批和签发的公文,应退文秘部门统一办理,不得直接转给其他承办机关。
第三十三条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第三十四条 草拟的公文应用计算机打印初稿,修改、审批、签发公文,应用钢笔或毛笔等符合存档要求的笔书写。
第三十五条 各机关要积极应用计算机对公文的收发、传递、办理、归档、整理和查询调阅进行管理,逐步实现办公手段的现代化。
第六章 收文办理
第三十六条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十七条 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:
是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十八条 经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公厅室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第三十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第四十条 收到上级机关下发或交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理。各部门在收到上级交办文件,必须在两周内回复。凡没有正当理由拖延不办、贻误时机,造成损失的,要追究部门主要领导和经办人的责任。
第四十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分岐,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可报请上级机关协调或裁定。
第四十二条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第四十三条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第四十四条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十五条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十六条 联合办理的公文,原件由主办机关整理、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十七条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理、归档。
第四十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十九条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第五十条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十一条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第五十二条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第五十三条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十四条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
第五十五条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十六条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公厅室负责人批准,可以销毁。
第五十七条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十八条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十九条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第六十条 公文处理必须严格执行有关保密规定。
一本机关制发的公文,凡涉及秘密事项的,应按照密级划分的规定标明密级。
二秘密包括机密、绝密和密码电报公文要有严格的收发、登记、阅办、传递、保管制度。
三绝密和重要的机密公文在传递中应由专人送达,秘密和机密公文、信件在直送有困难时,应通过邮局机要部门递送,不得以普通邮件交邮局寄送。
四禁止用不加保密机的传真机传输秘密公文信息或利用明传电报答复密传电报中提出的问题。
五严格禁止复印、翻印、转发密码电报,严禁在公文中引用“密码电报”字样和收、发密电的文号。
六不得将秘密公文和密码电报带到家里、医院里或其他公共场所阅读。确需在机关外阅读时,由机要秘书送阅,随阅随退。
第九章 附 则
第六十一条 行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,按照外交部的有关规定处理。
第六十二条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第六十三条 各级行政机关的办公厅室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第六十四条 本细则由西安市人民政府办公厅负责解释。
第六十五条 本细则自2003年3月1日起施行。2001年起施行的《西安市国家行政机关公文处理实施细则》同时废止。