广东省汕头市人民政府


汕头经济特区档案管理办法

（汕头市人民政府令第21号　1998年10月9日）


第一章 总 则


第一条 为加强汕头经济特区(以下简称特区)档案管理工作，有效地开发利用档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合特区实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的，具有现实查考使用价值和对历史、科学技术、艺术、教育等有研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括国家所有的档案、集体所有的和个人所有的对国家和社会有保存价值或者应当保密的档案。
第三条 凡特区范围内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织以及个人，均必须遵守本办法。
第四条 国家鼓励集体和个人捐赠、寄存或者出卖其所有的、对国家和社会具有保存价值的档案。
第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
第六条 汕头市档案行政管理部门负责管理特区档案事业，对特区的档案工作依法实行监督和指导。
各区档案行政管理部门负责管理本行政区域档案事业，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。


第二章 档案机构


第七条 市档案行政管理部门应根据《全国档案馆的设置原则和布局方案》，提出特区各级各类档案馆的设置和布局方案，报市人民政府批准后执行。
各级各类档案馆负责收集、 保管档案和开发利用档案信息资源，业务上受同级档案行政管理部门和上级档案行政管理部门的监督和指导。
第八条 市、区应设置综合档案馆。综合档案馆的设置由市或区档案行政管理部门提出意见，报同级人民政府批准后执行。
市可以根据需要设置专门档案馆，收集和永久保管一定专业或者特殊信息载体的档案。市行政主管部门收集保管专门业务或者科学技术档案超过10000 卷的，可以设置部门档案馆。专门档案馆和部门档案馆的设置，由设置单位或部门提出意见，经市档案行政管理部门审核，报市人民政府批准。
第九条 各单位的综合档案室，应配备专职或者兼职档案工作人员，负责保管本单位的全部档案，对所属机构的档案业务实行监督和指导，并在业务上接受同级档案行政管理部门和上级档案行政管理部门的监督和指导。
第十条 档案工作人员必须参加市档案行政管理部门举办的专业培训，经考核合格后方可上岗。

第三章 档案管理


第十一条 国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在职务活动中形成的文件材料等，由文书部门或业务部门按照归档范围收集齐全，进行分类、立卷，定期移交本单位综合档案室或者档案工作人员集中管理，不得据为己有或者拒绝归档。
第十二条 国家机关、国有企业事业单位的档案属国家所有，列入国有资产管理范围。
国有企业事业单位转为非国有单位的，其党、政、工、团等管理类的档案和专门档案，按照隶属关系分别归属于原主管部门或者综合档案馆。其科技档案按照双方的协议、合同的规定确定归属。
非国有企业事业单位和其他组织转为国有单位的，其全部档案归国家所有。
第十三条 中外合资企业、中外合作企业的档案，为中外双方共同所有。企业终止时，档案原件归中方所有，外方可以保存复制件。
外资企业形成的档案归外资企业所有。
第十四条 综合档案馆收集档案的范围，由档案行政管理部门提出意见，报同级人民政府批准后公布实施。
专门档案馆收集档案的范围，由专业主管部门会同同级档案行政管理部门制定。
部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门决定。 第十五条 应当重点收集和保管的档案范围，由市或区档案行政管理部门确定。
各级各类档案馆应编制被收集单位的名册，建立科学的进馆序列。
第十六条 凡属以下情况的，有关部门应当及时向市或者区档案行政管理部门提供信息：
（一）行政区划的变动；
（二）机构的建立、变更或者撤销；
（三）列入市或者区重点建设工程、重大科学技术研究和技术改造项目以及有关普查项目的立项。
第十七条 各单位的建设项目、科学技术研究项目进行验收、鉴定前，应由该项目主管部门的综合档案室或档案工作人员对其档案管理进行指导，并对档案进行验收。
市、区的重点建设项目竣工验收、鉴定前，应由同级档案行政管理部门和项目主管部门的综合档案室对该项目档案进行验收。属于档案馆收集范围的，应当通知有关档案馆参加。
第十八条 档案应当按以下规定向有关档案馆移交：
（一）列入市、区综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满10年，向综合档案馆移交；
（二）列入专门档案馆收集范围的档案，自项目结束之日起６个月内向专门档案馆移交；
（三）列入部门档案馆收集范围的档案，在形成年度的次年６月底以前向部门档案馆移交。
因特殊情况需要提前或者延长移交期限的，应征得有管辖权的档案行政管理部门或有关档案馆同意。
第十九条 综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆以及综合档案室应当建立健全各种档案的管理制度，配置适宜保管档案的专门库房和设施。
存放国家秘密档案的设施必须符合国家保密工作部门的要求，并按照国家、省和特区的有关规定接收、整理、保管国家秘密档案。
集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者应妥善保管，防止档案的损毁和散失。严禁擅自销毁档案。
第二十条 对于保管条件恶劣或者存在可能导致档案严重损毁和不安全的情形，档案行政管理部门有权按照以下规定处理：
（一）列入综合档案馆收集范围的档案，经市或区档案行政管理部门检查同意，由有关档案馆提前接收进馆；
（二）集体所有的和个人所有的档案中对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，经市、区档案行政管理部门批准，可以由综合档案馆代为保管、收购或者征购。
第二十一条 国家所有的档案，任何组织和个人不得出卖；需要向国外组织或者个人赠送、交换、出卖其复制件的，应当报省档案行政管理部门审查批准。
第二十二条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，严禁倒卖牟利，严禁私自卖给或者赠送给外国人。其所有者向境内综合档案馆和专门档案馆以外的单位或者个人出卖的，必须经市、区档案行政管理部门批准。
第二十三条 单位和个人需要携带、运输、邮寄国家所有的，以及集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案或其复制件出境的，应提前１个月向市档案行政管理部门申报，经同意后报省档案行政管理部门审核批准。
第二十四条 单位和个人对进馆档案的范围、归属、移交有异议的，由市档案行政管理部门进行鉴定，鉴定结果应当书面通知当事人。

第四章 档案的利用和公布


第二十五条 综合档案馆、专门档案馆应当按照国家、省和特区的规定，编制档案开放计划和实施方案，分期分批向社会公布开放档案目录。
第二十六条 市综合档案馆应当建立档案电子信息网络，为单位和个人提供服务。
区综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆应定期向市综合档案馆报送档案目录。
第二十七条 各级各类档案馆可依法实行有偿服务，其费用的收取依照国家和省的有关规定执行。其收费款项应纳入同级财政专户，统一管理。
单位或个人需要调用其移交、捐赠、寄存的档案的，档案馆应当无偿和优先提供。
第二十八条 国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织以及公民需要查阅未开放以及其他单位和个人寄存的档案的，按国家规定办理。
第二十九条 港、澳、台同胞和华侨需要利用开放档案的，须由特区邀请单位、合作单位或者接待单位的主管部门介绍，并经有关档案馆同意。
外国组织和个人（含外籍华人）利用开放的档案，应由有关主管机关介绍，并报省档案行政管理部门同意。
第三十条 中外合资企业和中外合作企业利用合资、合作中方单位原有的档案，按照双方协议、合同的规定办理。
第三十一条 单位和个人在利用档案时，应当按照批准范围查阅档案内容，不得在档案上勾画、涂改或者伪造、剪裁、抽取档案材料。
档案的公布按国家和省的有关规定办理。

第五章 奖励和处罚


第三十二条 各级人民政府及其有关部门，对在档案工作中做出显著成绩的单位或者个人，应当给予表彰或者奖励。
第三十三条 对违反本办法，有下列行为之一的，由市、区档案行政管理部门或有关主管部门责令限期改正，并且可以对直接责任人员和主管人员给予行政处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）违反本办法第十一条、第十八条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第三十四条 在利用综合档案馆的档案时，有本办法第三十三条第(一)、（二）、（三）项行为的，由市、区档案行政管理部门给予警告，可以并处1000元以下的罚款；造成损失的，责令赔偿损失。
企事业单位或者个人，有本办法第三十三条第(四)、(五)项行为的，由市或者区档案行政管理部门给予警告，可以并处1000元以上10000 元以下罚款，并建议直接责任人所在单位对其给予行政处分。有违法所得的，没收违法所得，并可以依照本办法第二十条的规定征购所出卖或赠送的档案。
第三十五条 携带禁止出境的档案或者其复制件出境的，按《中华人民共和国海关法》及有关规定予以处理。
第三十六条 市、区档案行政管理部门在实施行政处罚或者责令有关单位和个人依法赔偿损失时，应当出具处罚决定书或者责令赔偿损失通知书。
罚没财物时，应当使用财政部门统一印制的罚没财物收据。罚没款应按照有关规定上缴国库。
第三十七条 当事人对市、区档案行政管理部门的行政处罚决定不服的，可以依法申请复议或者直接向人民法院提起行政诉讼。当事人逾期不申请复议，不提起诉讼又不履行处罚决定的，作出行政处罚决定的机关可依法申请人民法院强制执行。

第六章 附 则


第三十八条 外资企业的档案管理，按照国家和省的有关规定执行。
第三十九条 各县（市）的档案管理可参照本办法执行。
第四十条 本办法自发布之日起施行。

吉林省松原市人民政府办公室


松原市人民政府办公室关于印发松原市政府系统电子公文传输管理暂行办法的通知

松政办发〔2010〕10号


各县（区）人民政府，各省级开发区，市政府各委、办、局，各直属机构：

　　现将《松原市政府系统电子公文传输管理暂行办法》印发给你们，请认真按照执行。


　　二○一○年四月一日

　　

　　松原市政府系统电子公文传输管理暂行办法


　　第一章 总则

　　第一条　根据《中华人民共和国电子签名法》、《国家行政机关公文处理办法》（国办发〔2000〕23号）、《电子公文传输管理办法》（国办函〔2003〕65号）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《吉林省政府系统电子公文传输管理暂行办法》（吉政办函〔2009〕21号）等公文管理相关要求，为进一步做好全市政府系统电子公文传输管理工作，确保电子公文传输管理科学、规范、安全、高效，制定本办法。

　　第二条　本办法适用于各县（区）政府、各省级开发区管委会、市政府各委办局、各直属机构及其它经市政府批准参加电子公文传输的单位（以下简称使用单位）。

　　第三条　本办法中的电子公文是指通过由市政府办公室统一配置的“松原市政府电子公文传输系统”（以下简称电子公文传输系统）处理后，形成的方正CEB版式公文。

　　第四条　本办法所称电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。电子公文的生成包括电子公文制作、电子公文盖章等环节；电子公文的发送是指公文经发文单位有关负责人核准后，通过市政府政务专网进行传输交换；电子公文的接收是指收文单位经身份识别、权限确定后，对公文进行浏览或下载。

　　第五条　市政府办公室负责对市政府系统电子公文传输管理工作进行组织、指导和检查。各使用单位办公室主管本单位的电子公文传输工作。

　　第六条　各使用单位要依据本办法及公文处理有关规定，建立健全电子公文办理制度和管理岗位责任制。

　　第七条　电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。通过电子公文传输系统传输的各类公文由各单位文秘部门严格进行审批。


　　第二章　电子公文的传输

　　第八条　电子公文传输系统在市政府政务专网上运行。各使用单位要指派专人负责电子公文传输工作，并配备专用计算机、打印机，安装市政府办公室统一配发的客户端软件、电子印章。

　　第九条　负责电子公文传输的工作人员要坚守岗位，随时注意电子公文传输系统提示，及时接收、打印、处理有关电子公文。要严格管理、发送和接收电子公文，未经本地、本部门分管领导同意，不得删除和打印电子公文。

　　业余时间和节假日期间，负责电子公文传输的工作人员要确保通讯工具24小时畅通，收到紧急文件提示后，应尽快赶赴单位，确保紧急公文能及时接收处理。

　　第十条　接收电子公文的单位要对公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，确认无误后确定接收，并及时签收处理。对不能正常接收的电子公文，接收单位要及时与发送单位联系，请求重发或追加打印份数。

　　第十一条　发送电子公文时，在选择公文主送、抄送单位的同时，须设置允许接收单位打印的份数。打印超出设置份数的，输出文件不再显示红头、红章，不再具有法定效力。

　　各使用单位发送公文时，应遵照《向市政府报送公文的若干规定》（松政办发〔2010〕9号）相关要求进行。对于附件容量过大（如方案、图片、音像等），在系统中难以通过技术手段传输的，要将公文正文部分电子传输，附件部分纸质报送。

　　第十二条　市政府各部门报送市政府要求以市政府或市政府办公室名义发文的公文，要将部门代拟稿或转发稿的WORD文稿和CEB格式文件同时通过电子公文传输系统上报。

　　有前案的公文，要将扫描文件与上报电子公文合并后一并上报。

　　第十三条　各单位横向间进行电子公文交换时，须确保文件格式内容和主送单位等要素规范准确，发送时要严格执行操作程序，避免向无关单位错发或乱发公文。

　　第十四条　在电子公文传输系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公文的发送时间；首次进行电子公文打印或脱密下载，及通过电子公文传输系统接口读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

　　第十五条　在电子公文传输系统正式运行后，除特殊情况外，市政府办公室不再发送非涉密的纸质公文，并拒收纸质公文的上报，对不按要求、不符合体例格式的公文一律退回。

　　第十六条　市政府办公室对收文情况定期检查和通报，对因迟收、漏收公文等原因造成后果的要追究责任。


　　第三章　电子印章的管理

　　第十七条　本办法所指电子印章是指在“电子公文传输系统”上进行电子公文传输使用的电子印章。

　　第十八条　电子印章的使用管理等同于实物印章管理，按照《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）执行。

　　第十九条　各使用单位电子印章的制作须向市政府办公室提供纸质印模，由市政府办公室负责统一制作、颁发，各单位不得擅自制作使用。

　　第二十条　各使用单位要指定在编专职人员负责保管和使用电子印章。电子印章由专职人员通过专用计算机在“电子公文传输系统”上使用。

　　第二十一条　电子印章的制作、变更或销毁需在电子印章服务器上安装加密器件，该加密器件由市政府办公室负责管理。变更或销毁电子印章时，市政府办公室相关处室和电子印章所属单位相关人员必须同时在场。

　　因单位名称变更、合并、撤销或电子印章损坏等原因需要更换电子印章的，须将原电子印章交回市政府办公室，并按照规定办理相关手续，不再使用的电子印章必须退回销毁。电子印章存储介质人为丢失的，须由本单位向市政府办公室书面说明情况，市政府办公室将按规定程序给予补办，同时追究相关人员责任。


　　第四章　系统管理

　　第二十二条　各使用单位技术服务部门是电子公文传输的技术保障机构，负责本单位电子公文传输系统的技术保障工作。

　　第二十三条　当电子公文传输系统出现故障，造成电子公文无法在市政府政务专网正常交换时，要及时告知市政府办公室电子政务管理处，尽快组织有关单位查明原因，排除故障。同时，告知市政府办公室文电处通过机要途径传递纸质文件。

　　第二十四条　电子公文传输人员变动要严格履行交接手续，并及时向市政府办公室报送人员名单和手机号码备案。

　　第二十五条　新申请参与市政府公文交换的单位，经市政府办公室批准后，必须按照要求进行网络联接，并安装相关软硬件设备，搭建满足电子公文传输的环境。

　　第二十六条　各县（区）政府、各省级开发区管委会可按照市政府电子公文传输系统的标准规范建设各自电子公文传输系统，并向市政府办公室备案。已经建设和计划建设自身电子公文传输系统的单位，必须保持与市政府电子公文传输系统兼容。


　　第五章　安全保密

　　第二十七条　涉密公文不得以电子公文的形式传输。

　　第二十八条　电子公文传输各环节必须严格保密，不得向无关人员透露操作程序或提供电子印章及身份认证存储介质、路径等有关事项。

　　第二十九条　电子公文传输系统用户密码口令要由使用单位定期更换。

　　第三十条　用于电子公文传输的计算机及其相关设备要指定专人管理和维护。

　　第三十一条　电子公文归档按照档案部门的有关规定执行。


　　第六章　附　则

　　第三十二条　各使用单位在本地或本系统内开展电子公文传输工作参照本办法执行。

　　第三十三条　本办法由松原市政府办公室负责解释。

　　第三十四条　本办法自下发之日起施行。